compte-rendu n°6 - réunion plénière du 7 juin (festival "les fourmis se dechainent")

La réunion du 7 mai était la dernière réunion plénière avant la journée du 25 juin.
Cette rencontre était l’occasion de présenter les derniers éléments d’organisation du festival, la communication, et les aspects techniques
.

- temps avec la presse
La presse était invitée à cette réunion. Par manque de temps des échanges n’ont pas pu se faire avec la salle. Une photo de groupe a été réalisée par les journalistes.

- communication

1/Le document de communication

Le document fait affiche et programme en même temps :

Les documents sont disponibles, au Développement Social Urbain (9 rue des onze martyrs). Pour avoir un petit paquet de documents, à diffuser autour de vous, merci de nous téléphoner (02 98 34 67 10), ou de passer au DSU.

Il est important que chacun fasse le relais pour communiquer sur cette journée, en en parlant autour de soi, en diffusant les affiches/programme... Votre présence est essentielle le 25 juin, comme celle du public. En diffusant l’information dans votre réseau personnel, vous contribuez à la réussite de la journée.
En plus de s’informer sur vos différentes actions, le public pourra aussi profiter des animations que vous proposez : balades en rade, concert, théâtre, courts métrages, etc.
C’est gratuit et ouvert à tous !

2/ La signalétique

Une signalétique est à mettre en place sur le site.

Nous disposons de :
- 3 petits triptyques, qui serons installés aux accès du site.
- 3 grands triptyques, pour les villages expression/écriture, vies de quartier, et parents-enfants (qui ont les programmes d’animations les plus denses)
- 7 panneaux bleus, pour les villages Jardin et Solidarités, pour la buvette, pour l’accueil, pour annoncer le programme de la scène, du fourneau et de l’espace forum.

Un petit groupe va se constituer pour faire la signalétique. L’idée est de faire des panneaux avec une silhouette de fourmis. Suivant les lieux d’installation des panneaux, on inscrira les animations de la journée, du village, etc. L’ensemble sera verni, pour résister à l’humidité.

une persponne su SEL et deux personnes du théâtre forum de la CSF ont proposé leur aide, ainsi que la Caisse à clous.
Si vous souhaitez participer à la construction de ces panneaux, vous pouvez prendre contact avec Typhaine Allainmat au 02 98 34 67 14.


- les villages et les animations

Les villages se sont tous réunis plusieurs fois, pour se connaître, travailler sur l’organisation du village et de ses animations.

Le bulletin n°2, disponible ci-dessous en téléchargement, reprend les animations des villages.

- le crieur

Lors de la journée, sur le parc à chaînes, un crieur annoncera le programme des animations : Arnaud Ploug, gardien de phare de 2m 50, sur échasse, déambulera dans les villages, et pourra même jouer de l’accordéon !

- le matériel

Dans les barnums :

En tout, 150 grilles caddys sont réservées, à répartir entre les différents barnums.
Tables et chaises sont aussi prévues dans tous les barnums.
Il est possible d’avoir un branchement électrique dans le barnum : si vous en avez besoin, il faut nous le préciser.

Pour le transport de matériel que vous ne pouvez pas transporter vous-même :

Un Fourgon de la Ville pourra passer prendre les choses volumineuses la veille, le vendredi 24 juin :

- il faut donc bien nous préciser si vous avez besoin que l’on vienne chercher du matériel
- un circuit sera mis en place, et une heure de passage du fourgon, par structure, vous sera communiquée.
- étiquetez votre matériel, pour une meilleure organisation.

- l’organisation de la journée

Les stands seront installés la veille, et gardiennés (du vendredi au lundi). Il faudrait commencer à décorer vos stands le vendredi : NOUS VOUS DONNONS RENDEZ-VOUS LE VENDREDI 24 JUIN, à 16h, SUR LE PARC A CHAINES, pour commencer à aménager votre barnum.

Le fourgon qui aura récupéré des affaires dans différentes structures les amènera au parc à chaînes le vendredi en fin de journée, pour qu’elles soient de suite installées dans les barnums.

Le lendemain, le samedi 25, rendez-vous à 9h, pour finir les décorations de stands.
Le petit déjeuner sera offert.

L’inauguration se fera à 11h : il est important que les animations aient déjà débutées pour 11h, qu’il y ait de la vie dans les villages....
La journée sera ouverte au public de 11h à 19h.

- appel aux bénévoles

Lors de la journée du 25, différentes fonctions seront à assurer. Cela ne demande pas d’être disponible toute la journée, mais d’assurer une présence à un poste le temps d’un ou deux heures par exemple, pour permettre aux bénévoles de se relayer.

Quatre postes ont été identifiés :

- le repas du midi (mise en place du buffet, organisation du buffet, rangement...)

- l’accueil : 2 personnes du phare, et 2 personnes du théâtre forum de la CSF se sont proposées.

- le barnum "garde d’enfants" : 4 personnes assurent la garde des enfants, pour une vingtaine d’enfants prévue...

- la vente de tickets pour le repas du midi et la buvette.

A tous ces postes, il manque du monde, pour organiser un roulement.
Si vous souhaitez donner un coup de main à l’un de ces poste, merci de prendre contact avec Typhaine Allainmat (02 98 34 67 14)

- les fiches

Jointes au compte-rendu de la dernière réunion plénière, 3 fiches étaient à nous retourner avant la fin mai : un fiche "inscription", une fiche "animations", une fiche "décoration des stands".

Toutes le fiches ne sont pas encore revenues...
Il est nécessaire de les rendre maintenant très rapidement, afin d’organiser au mieux la journée. Ces fiches permettent de savoir :

- le nombre de personnes présentes aux repas. Pour le moment, environ 300 personnes se sont inscrites.
En fonction de vos inscriptions, nous vous donnerons le samedi 25, le matin, une enveloppe avec des tickets pour le repas du midi, une boisson à la buvette, et le repas du soir.

- le remboursement de vos frais pour la décoration des stands et pour les animations : n’oubliez pas de joindre un justificatif (devis ou facture). Les remboursements vont se faire très prochainement.

SI CE N’EST PAS ENCORE FAIT, MERCI DE RETOURNER RAPIDEMENT LES FICHES.

Il n’y aura plus de réunions plénières avant le 25 juin.

On se retrouve donc le vendredi 24 juin, à 16h, pour commencer à décorer les barnums,
Et le lendemain, le samedi, à 9h, pour le festival !

Bon courage pour la préparation de vos animations et pour la préparation des stands.

N’hésitez pas à nous contacter en cas de problèmes, ou pour un renseignement

CR 7 juin
Mis à jour : vendredi 10 juin 2005

©© participation-brest, article sous licence creative common info

Répondre à cet article